Het portaal Delen van de academie van Straatsburg centraliseert de toegang tot webmail, maar de configuratie varieert afhankelijk van het apparaat en de netwerkcontext. Het beheersen van de IMAP-instellingen, het gedrag van sessietokens en de subtiliteiten van authenticatie buiten het academische netwerk voorkomt de meeste blokkades die het personeel tegenkomt.
Exacte IMAP- en SMTP-instellingen voor de academische mail van Straatsburg
Het configureren van een externe client (Thunderbird, Outlook, Mail iOS, Gmail Android) vereist het invoeren van twee verschillende servers. Een fout in de poort of het versleutelingsprotocol is voldoende om elke synchronisatie te blokkeren.
- Het gebruikte wachtwoord is dat van de academische mail, wat kan verschillen van het wachtwoord van Arena of I-Prof. Het NUMEN komt alleen in beeld bij de eerste activatie van het account.
Wij raden altijd IMAP aan. Het POP-protocol haalt de berichten lokaal op en kan de externe inbox leegmaken, wat problematisch is zodra meerdere apparaten toegang hebben tot hetzelfde account.
Op Android integreert de Gmail-app deze instellingen via “Een account toevoegen” en vervolgens “Anders”. Op iOS gaat het proces via Instellingen, Mail, Accounts, en dan “Anders”. In beide gevallen moet het type beveiliging SSL handmatig worden afgedwongen, omdat de automatische detectie regelmatig faalt met academische servers.
De authenticatie voor de academische mail van Straatsburg beschrijft de configuratieverschillen tussen apparaten, met name het beheer van het sessietoken op mobiele browsers.
Toegang tot webmail buiten het academische netwerk: portaal Delen en versterkte authenticatie
Op het interne netwerk van een instelling is de toegang tot webmail via partage.ac-strasbourg.fr mogelijk zonder extra verificatie. Het netwerk wordt als betrouwbaar geïdentificeerd.
Vanaf een externe toegang (thuis, mobiel netwerk, openbaar Wi-Fi) kan het portaal Delen een versterkte authenticatie van het type OTP activeren. Dit mechanisme blokkeert gebruikers die hun herstelinformatie niet vooraf hebben ingevoerd.
Herstelinformatie vooraf configureren
De procedure bestaat uit het inloggen op het portaal Delen, het openen van de accountinstellingen en vervolgens het invoeren van een mobiel telefoonnummer en een nood-e-mailadres.
Zonder deze gegevens wordt het onmogelijk om het wachtwoord buiten het netwerk opnieuw in te stellen. Dit scenario genereert een aanzienlijk deel van de verzoeken aan de academische IT-ondersteuning.
Het sessietoken van de webmail heeft een beperkte levensduur. Op een desktopbrowser blijft de sessie langer actief dan op mobiel, waar een eenvoudige pagina-refresh een nieuwe authenticatie kan vereisen. Het aanvinken van “Ingelogd blijven” garandeert niet de sessiecontinuïteit op mobiel.
Opslagquotum en berichtfilters van de webmail van Straatsburg
De opslagcapaciteit van de academische inbox is beperkt. Wanneer het quotum is bereikt, worden nieuwe binnenkomende berichten afgewezen zonder melding aan de ontvanger. Opleidingsuitnodigingen, I-Prof-meldingen en administratieve berichten vallen net als andere berichten onder deze regeling.
De inbox functioneel houden zonder verlies van berichten
De webmail Delen toont het gebruiksniveau in de accountinstellingen. Drie acties maken het mogelijk om de ontvangcapaciteit te behouden:
- De map “Verwijderde items” (of Prullenbak) leegmaken, waarvan de inhoud nog steeds meetelt voor het quotum, zelfs na schijnbare verwijdering van de berichten.
- Grote bijlagen verwijderen via de webmail. Zoekfilters op grootte maken het mogelijk om snel de zwaarste bestanden te targeten.
- Een e-mailfilter maken om automatisch berichten van bepaalde academische mailinglijsten naar een specifieke map te leiden, en deze map vervolgens regelmatig te legen.
De structuur van de mappen is gebaseerd op de IMAP-norm. Een externe client die lokale mappen aanmaakt in plaats van IMAP-mappen maakt de gearchiveerde berichten onzichtbaar vanaf elk ander apparaat. Controleren of de client externe mappen aanmaakt voorkomt deze synchronisatiebreuk.
Een institutionele e-mail herkennen in de academische mail
Officiële communicatie (rectoraat, DSDEN, I-Prof, DT-Ulysse) komt binnen in dezelfde inbox als reguliere berichten. Wanneer het volume toeneemt, wordt het noodzakelijk om een institutionele e-mail van een phishingpoging te onderscheiden.
Legitieme afzenders gebruiken uitsluitend domeinen in ac-strasbourg.fr of education.gouv.fr. Elke e-mail die doorverwijst naar een formulier voor het invoeren van identificatiegegevens dat buiten deze domeinen is gehost, moet als verdacht worden behandeld. Het rectoraat en de DSIGE vragen nooit om een wachtwoord per e-mail te bevestigen.
De filters van de webmail maken het mogelijk om automatisch afzenders van ac-strasbourg.fr te taggen, wat het visuele sorteren van binnenkomende berichten vergemakkelijkt. Deze functionaliteit kan worden ingesteld in de filterinstellingen van het portaal Delen.
De referentiedocumentatie blijft de handleiding die door de DSIGE van de site van Straatsburg in juli 2024 is gepubliceerd. De gids voor de AESH van Bas-Rijn, gepubliceerd in november 2024, herhaalt ditzelfde document en bevestigt de geldigheid ervan voor al het academische personeel.
De academische mail blijft onderworpen aan de eisen van de AVG. Berichten die leerlinggegevens of persoonlijke informatie bevatten, moeten binnen het bereik van de professionele mail blijven, zonder overdracht naar een persoonlijk inbox.
