Das Portal Partage der Akademie von Straßburg zentralisiert den Zugang zum Webmail, jedoch variiert die Konfiguration je nach Gerät und Netzwerkumgebung. Das Beherrschen der IMAP-Einstellungen, des Verhaltens der Sitzungstoken und der Feinheiten der Authentifizierung außerhalb des akademischen Netzwerks vermeidet die meisten Blockaden, die das Personal erlebt.
Exakte IMAP- und SMTP-Einstellungen für das akademische E-Mail-System von Straßburg
Die Konfiguration eines Drittanbieters (Thunderbird, Outlook, Mail iOS, Gmail Android) erfordert die Angabe von zwei verschiedenen Servern. Ein Fehler im Port oder im Verschlüsselungsprotokoll reicht aus, um die gesamte Synchronisation zu blockieren.
- Das verwendete Passwort ist das der akademischen E-Mail, das sich von dem Passwort für Arena oder I-Prof unterscheiden kann. Die NUMEN kommt nur bei der ersten Aktivierung des Kontos zum Einsatz.
Wir empfehlen systematisch IMAP. Das POP-Protokoll lädt die Nachrichten lokal herunter und kann das entfernte Postfach leeren, was problematisch wird, sobald mehrere Geräte auf dasselbe Konto zugreifen.
Auf Android integriert die Gmail-App diese Einstellungen über “Konto hinzufügen” und dann “Sonstiges”. Auf iOS erfolgt der Weg über Einstellungen, Mail, Konten und dann “Sonstiges”. In beiden Fällen muss der Sicherheitstyp SSL manuell erzwungen werden, da die automatische Erkennung regelmäßig bei akademischen Servern fehlschlägt.
Die Authentifizierung für die akademische E-Mail von Straßburg beschreibt die Unterschiede in der Konfiguration zwischen Geräten, insbesondere die Verwaltung des Sitzungstokens im mobilen Browser.
Zugang zum Webmail außerhalb des akademischen Netzwerks: Portal Partage und verstärkte Authentifizierung
Im internen Netzwerk einer Einrichtung erfolgt der Zugang zum Webmail über partage.ac-strasbourg.fr ohne zusätzliche Überprüfung. Das Netzwerk wird als vertrauenswürdig identifiziert.
Von einem externen Zugang (Zuhause, mobiles Netzwerk, öffentliches WLAN) kann das Portal Partage eine verstärkte Authentifizierung in Form von OTP auslösen. Dieser Mechanismus blockiert Benutzer, die ihre Wiederherstellungsinformationen nicht zuvor eingegeben haben.
Wiederherstellungsinformationen im Voraus konfigurieren
Das Verfahren besteht darin, sich im Portal Partage anzumelden, die Kontoeinstellungen zu öffnen und dann eine Handynummer sowie eine alternative E-Mail-Adresse einzugeben.
Ohne diese Angaben wird die Zurücksetzung des Passworts außerhalb des Netzwerks unmöglich. Dieser Fall verursacht einen erheblichen Teil der Anfragen an den akademischen IT-Support.
Das Sitzungstoken des Webmails hat eine begrenzte Lebensdauer. In einem Desktop-Browser bleibt die Sitzung länger bestehen als auf mobilen Geräten, wo ein einfaches Aktualisieren der Seite eine neue Authentifizierung erforderlich machen kann. Das Ankreuzen von “Angemeldet bleiben” garantiert nicht die Persistenz der Sitzung auf mobilen Geräten.
Speicherplatzkontingent und Nachrichtenfilter des Webmail von Straßburg
Der Speicherplatz des akademischen Postfachs ist begrenzt. Wenn das Kontingent erreicht ist, werden neue eingehende Nachrichten ohne Benachrichtigung an den Empfänger abgelehnt. Einladungen zu Schulungen, I-Prof-Benachrichtigungen und administrative Schreiben sind ebenso betroffen wie andere Nachrichten.
Das Postfach funktionsfähig halten, ohne Nachrichten zu verlieren
Das Webmail Partage zeigt den Belegungsgrad in den Kontoeinstellungen an. Drei Maßnahmen ermöglichen es, die Empfangskapazität zu erhalten:
- Den Ordner “Gelöschte Elemente” (oder Papierkorb) leeren, dessen Inhalt auch nach offensichtlicher Löschung der Nachrichten im Kontingent gezählt wird.
- Große Anhänge über das Webmail löschen. Die Suchfilter nach Größe ermöglichen es, die schwersten Dateien schnell zu identifizieren.
- Ein E-Mail-Filter erstellen, um automatisch Nachrichten von bestimmten akademischen Mailinglisten in einen speziellen Ordner umzuleiten und diesen Ordner in regelmäßigen Abständen zu leeren.
Die Struktur der Ordner basiert auf dem IMAP-Standard. Ein Drittanbieter, der lokale Ordner anstelle von IMAP-Ordnern erstellt, macht die archivierten Nachrichten von anderen Geräten aus unsichtbar. Überprüfen, dass der Client entfernte Ordner erstellt, vermeidet diese Synchronisationsunterbrechung.
Ein institutionelles E-Mail in der akademischen E-Mail erkennen
Offizielle Mitteilungen (Rektorat, DSDEN, I-Prof, DT-Ulysse) gelangen in dasselbe Postfach wie die regulären Nachrichten. Wenn das Volumen steigt, wird es notwendig, eine institutionelle E-Mail von einem Phishing-Versuch zu unterscheiden.
Legitime Absender verwenden ausschließlich Domains in ac-strasbourg.fr oder education.gouv.fr. Jede Nachricht, die auf ein Eingabeformular für Anmeldedaten verweist, das außerhalb dieser Domains gehostet wird, sollte als verdächtig behandelt werden. Das Rektorat und die DSIGE fordern niemals auf, ein Passwort per E-Mail zu bestätigen.
Die Filter des Webmails ermöglichen es, Absender ac-strasbourg.fr automatisch zu kennzeichnen, was die visuelle Sortierung der eingehenden Nachrichten erleichtert. Diese Funktion kann in den Filtereinstellungen des Portals Partage konfiguriert werden.
Die Referenzdokumentation bleibt das Handbuch, das von der DSIGE auf der Website von Straßburg im Juli 2024 veröffentlicht wurde. Der Leitfaden für die AESH im Bas-Rhin, der im November 2024 veröffentlicht wurde, enthält dasselbe Dokument und bestätigt dessen Gültigkeit für das gesamte akademische Personal.
Die akademische E-Mail unterliegt den Anforderungen der DSGVO. Nachrichten, die Daten von Schülern oder personenbezogene Informationen enthalten, müssen im Rahmen der beruflichen E-Mail bleiben, ohne Übertragung an ein persönliches Postfach.
